GDPR

Kam dále?

Informace o rozsahu a účelu zpracování osobních údajů a právech subjektů údajů

Společnost ubytování-alfa.cz s.r.o., IČO: 27586472, se sídlem Kbelská 644/5, 198 00 Praha 9 zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU)2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), tzv. Nařízení GDPR. Toto prohlášení má za cíl objasnit, jakým způsobem společnost nakládá s osobními údaji klientů.

Definice pojmů

Nařízení GDPR znamená nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Osobní údaj vystihuje veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (tj. subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Správce má význam stanovený v Nařízení GDPR. Správcem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Správce nakládá s osobními údaji na základě právních důvodů (oprávněnost zpracování), kterými jsou povinnosti uložené zákonem, smlouvou či v rámci svých oprávněných zájmů či na základě souhlasu Subjektu údajů.

Subjekt údajů má význam stanovený v Nařízení GDPR. Subjektem údajů je tedy žijící fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Zpracovatel má význam stanovený v Nařízení GDPR. Zpracovatel osobních údajů je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Správce.

Jaké osobní údaje společnost zpracovává a proč?

1. Dle § 101 odst. 2 Zákona 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky je provozovatel ubytovacího zařízení povinen vést v písemné podobě domovní knihu, do které zapisuje jméno a příjmení ubytovaného cizince, den, měsíc a rok narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu a počátek a konec ubytování. Postupuje-li ubytovatel v souladu s těmito ustanoveními, provádí zpracování údajů stanovené zvláštním zákonem, pro které není třeba souhlasu Subjektu údajů a které nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.

2. Dle Zákona 565/1990 Sb. o místních poplatcích je provozovatel ubytovacího zařízení povinen vést v písemné podobě evidenční knihu, do které zapisuje dobu ubytování, jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, účel pobytu (pouze pokud jde o lázeňský, či rekreační pobyt) a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl. Údaje, které zákonem o místních poplatcích stanoveny nejsou, tedy datum narození a rodné číslo, ubytovatel pro zápis do knihy nevyžaduje. Zpracování osobních údajů v evidenční knize se řídí zvláštním právním předpisem, kterým je zákon o ochraně osobních údajů. Postupuje-li ubytovatel v souladu s těmito ustanoveními, provádí zpracování údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, pro které není třeba souhlasu Subjektu údajů a které nepodléhá oznamovací povinnosti. Evidenční knihy a domovní knihy ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu a to v uzamčeném trezoru v zabezpečené místnosti. Po uplynutí této doby jsou knihy skartovány.

3. Pro uzavření a plnění smlouvy o ubytování podle §§ 2326 – 2331 Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) v tomto případě postačují údaje v rozsahu: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu a datum narození. Současně lze v této souvislosti zpracovávat také údaje o datu zahájení a ukončení pobytu, částce za ubytování a služby s ubytováním spojené. Uvedené osobní údaje je možné zpracovávat bez souhlasu Subjektu údajů jako údaje nezbytné pro plnění smlouvy o ubytování.

4. V souladu s příslušnými obecně platnými právními předpisy, zejména se Zákonem č. 101/2000 o ochraně osobních údajů, provozovatel ubytovacího zařízení zpracovává a uchovává fakturační údaje (jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu) a kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu, email a telefon), které mu Subjekt údajů pro účely zpracování objednávky, jednání o uzavření smlouvy či plnění smlouvy poskytl. Správce a zpracovatel přijali taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití. Fakturační údaje jsou podle zákona o DPH, jako součást účetní agendy po dobu 10ti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, uchovávány v papírové formě v zabezpečené místnosti v rámci ubytovacího zařízení a v elektronické podobě jsou pověřenému a řádně proškolenému personálu přístupné v programu Duel, Ježek software, v heslem chráněných počítačích.

E-mailová komunikace mezi provozovatelem ubytovacího zařízení a Subjektem údajů je uchovávána pouze v elektronické formě po dobu maximálně 12 měsíců od ukončení smluvního vztahu. Takto zpracované údaje nejsou poskytovány třetím stranám a slouží výhradně potřebám provozovatele zařízení ubytování-alfa.cz s.r.o. a to zejména k možnosti kontaktovat Subjekt údajů v případě nepředvídatelných událostí, či k usnadnění zpracování budoucích objednávek.

5. Společné prostory ubytovacího zařízení jsou, za účelem oprávněného zájmu správce z důvodu ochrany majetku a zajištění bezpečnosti ubytovaných osob a personálu, monitorovány kamerovým systémem s možností zpětného zhlédnutí. Záznam je uložen na disku zabezpečeného nahrávacího zařízení, v závislosti na množství nahraných dat, po dobu maximálně 30 dnů od jeho pořízení a poté je automaticky přehrán novým, aktuálním záznamem. Nahraná data jsou po takto vymezenou dobu k dispozici pouze pro interní potřebu provozovatele ubytovacího zařízení a na vyžádání pro potřebu policie ČR. Prostory monitorované kamerovým systémem jsou zřetelně označeny upozorněním na tento stav. Kontakty na provozovatele kamerového systému: tel. 608238746, email: info@ubytovani-alfa.cz.

Jakým způsobem společnost zajišťuje ochranu osobních údajů

Zaměstnanci správce nebo zpracovatele, jiné fyzické osoby, které zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy se správcem nebo zpracovatelem, a další osoby, které v rámci plnění zákonem stanovených oprávnění a povinností přicházejí do styku s osobními údaji u správce nebo zpracovatele, jsou povinni zachovávat mlčenlivost. Povinnost mlčenlivosti trvá i v případě ukončení jejich právního vztahu se společností ubytování-alfa.cz s.r.o., popřípadě jejím smluvním zpracovatelem.

Jaká jsou vaše práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů

1. Provozovatel ubytovacího zařízení je povinen poskytnout subjektu údajů informaci o tom, jaká data o něm uchovává, po jakou dobu a za jakým účelem je uchovává. Veškeré informace týkající se zpracování vašich osobních údajů získáte na info@ubytovani-alfa.cz .

2. Provozovatel ubytovacího zařízení je povinen na žádost subjektu údajů provést opravu jeho osobních údajů, výmaz jeho osobních údajů, či omezit jejich zpracování. Osobní údaje budou zpravidla vymazány okamžitě, nejpozději však do jednoho měsíce po podání žádosti. Pokud by výmaz odporoval zákonným, smluvním, daňově-právním, obchodně-právním povinnostem uchovávání nebo jiným zákonem stanoveným důvodům, může být místo výmazu osobních údajů pouze omezeno jejich zpracování. V takovém případě od nás Subjekt údajů obdrží sdělení. Po výmazu osobních údajů Subjektu údajů již není možné zajistit mu přístup k jeho osobním údajům.

V Praze dne 25. 5. 2018 správce: ubytování-alfa.cz s.r.o.

Kbelská 644/5, Praha 9
tel.: 267 915 969, 608 238 746
IČ:27586472, DIČ: CZ27586472